存證信函有什麼作用?何時該發存證信函?

遇到法律糾紛或爭執,多數人會想到存證信函這個工具,但存證信函該如何寫?存證信函作用為何?存證信函可以當作證據使用嗎?讓我們白話得讓您認識存證信函。

什麼是存證信函?功用是什麼?

民法並無「存證信函」的任何法律規定或文字,實際上也是寄信給對方,但存證信函係使用雙掛號寄出,可知道對方是否收到,且存證信函除了對方會收到一份外,郵局、寄件人也會各留存一份,也有編號,亦可確認寄出存證信函的內容,證明能力較一般的信件要強

民法或民事契約中,一些法律關係需要「催告」或「通知」,或基於「時效」的規定,需要把意思表示傳達給對方,而口語、電話、簡訊、Line、寄信等方式其實都可以達到相同效果,但現實中「舉證」是最重要的事情,何時催告、通知,將影響利息的計算、契約是否終止解除、任何時效有沒有超過等等,而存證信函可以符合這個舉證的需求,何時寄出、何時送達對方都留有紀錄

而無需催告或通知的法律關係,例如僅係提出警告,亦可採用存證信函的方式,因為存證信函較為正式,一般人看到會比較重視,也比一般信件更有警告的效果。

存證信函該如何寫?

存證信函可以手寫、也可以電腦打字,但需使用郵局存證信函的既定格式,若未使用既定格式,郵局不會受理存證信函,但是為存證信函至少須準備一式三份,建議使用電腦打字列印較為方便。

至於內容呢?基本上把握幾個要領,務必把事實經過具體點出,自己的訴求也要寫出來,何存證信函勢必是要求對方作為或不作為,所以函到幾天內要求對方做什麼事(例如函到七日內清償欠款),也要寫清楚,這樣至少才是一份有效的存證信函。

如果想要更完整且確保有法律效力的存證信函,則可考慮請律師寫存證信函

存證信函寫好後,如何寄出?

如果存證信函只有一位收件人,寫好存證信函後,請準備一式三份(單面列印),在第一頁右上角寄件人名字處簽名或蓋章,另在每頁騎縫處蓋章(三份都是),如果收件人較多,則每增加一人就多印一份。然後準備信封(先不要放進去),攜至任何一個郵局的郵件處理櫃台,向郵局承辦人員表示要寄存證信函,郵局人員會核對三份存證信函的內容是否都相同,確認完成後,就會在上面用印、寄出,寄件人則取得一份留存的存證信函正本,另外信封上也請記得貼上掛號回執,這樣才知道什麼時候寄到對方、由誰簽收。

存證信函的費用比一般掛號信要貴,但仍是一般人都可負擔的範圍,除非內容很多,否則都大概2、300元左右(首頁每張50元、之後每張30元,再加計郵資)。

存證信函寄出後該做什麼?

先等待掛號回執,或對方有無回訊,但如果等了超過一週都沒下文,則可以投遞不成功或正在郵局招領中,而對方收到存證信函,但卻未任何回覆時,則仍須透過民事訴訟途徑爭取權益了,存證信函寄出後,郵局的工作就已經完成了,所以如果您沒有任何動作,權益仍然是會喪失的喔。

而存證信函的證明效力為何?主要就是在於何時向對方表示何種意思,以及對方有沒有收到,而存證信函所述事實,並無法藉存證信函證明,因為存證信函是自己寫的,日後訴訟中如果對方否認,還是要想辦法去舉證。

存證信函郵局會保存三年,在三年內可繳納費用後,向郵局申請留存的副本,主要是對方爭執存證信函內容時,透過郵局留存的副本加以證明。

存證信函寄出的時機

任何事情並不是馬上寄出存證信函都是好的,存證信函一方面具有較佳的警示效果,但一方面也可能打草驚蛇,讓對方覺得可能要被告了,可能警覺性會更高,要蒐證可能難度會變高。

所以在寄出存證信函前,不妨先跟律師諮詢看看,有時先透過電話(錄音)、訊息先取得一些證據,接著對方仍置之不理的話,再寄出存證信函,反而會較有利於自己喔。


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